Whistleblowerpolitikken har til formål at forklare, hvordan whistleblowerordningen fungerer hos Holmris B8. Politikken har endvidere til formål at sikre at potentielle anmeldelser ikke går tabt grundet usikkerhed omkring ordningen.
Holmris B8s Whistleblowerordning
Holmris B8 har etableret en whistleblowerordning, der følger EU-direktiv 2019/1937.
Ordningen omfatter Holmris B8 og alle datterselskaber.
Holmris B8s whistleblowerordning bliver håndteret af WhistleSystem ApS, hvilket sikrer en komplet anonym og sikker anmeldelsesproces for whistlebloweren. Whistleblowerordningen skal anvendes, hvis medarbejdere eller andre stakeholdere oplever alvorlige forseelser eller lovovertrædelser, der sker i, eller i forbindelse, med Holmris B8. Hvilke forhold, der blandt andet kan anmeldes, er beskrevet yderligere i whistleblowerpolitikken under ”Hvad kan anmeldes?”.
Holmris B8 opfordrer til, at man ved oplevelse af forseelser eller lovovertrædelser, kontakter sin nærmeste leder og fortæller om hændelsen. Dette er dog ikke altid den mest optimale fremgangsmåde, og kan forårsage at anmeldelser går tabt. Derfor har Holmris B8 etableret en whistleblowerordning, der i det tilfælde, at man ikke ønsker/kan gå til sin nærmeste leder, eller ønsker at være anonym, gør det muligt at man stadigvæk kan anmelde forseelsen.
Anmeldelser kan foretages af alle, der har adgang til ordningen. Hos Holmris B8 omfatter både interne samt eksterne stakeholders, der har fået kendskab til en forseelse.
Whistleblowerens anmeldelse kan både omhandle personer, situationer og hændelser. De personer, der kan rapporteres om, er i udgangspunktet alle stakeholders, så længe anmeldelsen er relevant efter kriterierne under ”Hvad kan anmeldes?” nedenfor og i forbindelse med Holmris B8.
Holmris B8 har valgt følgende som administratorteam:
- Trine Skov Storgaard (Holmris B8)
- Flemming Ib Windfeld (Holmris B8)
- Peter Johansen (Mentha)
Følgende holdes underrettet, ESG:
- Stephanie Faber Dam
Ved hver modtagne sag, og der rapporteres antal indberetninger i Holmris B8’s Sustainability Report.
Hvad kan anmeldes?
Whistleblowerordningen kan kun benyttes, hvis anmeldelsen omhandler alvorlige forseelser eller overtrædelser. Det vil sige, at ting som samarbejdsvanskeligheder, utilfredshed med faciliteter, eller utilfredshed med vilkår, ikke kan anmeldes igennem whistleblowerordningen. I sådanne tilfælde henvises til den nærmeste leder.
Eksempler på områder, der kan rapporteres igennem whistleblowerordningen omfatter, men begrænser sig ikke til, følgende punkter.
- Brud på udbudslovgivningen
- Hvidvaskning
- Økonomisk kriminalitet
- Produktsikkerhed
- Transportsikkerhed
- Miljøbeskyttelse
- Strålingsbeskyttelse og nuklear sikkerhed.
- Fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed og dyrevelfærd.
- Folkesundhed.
- Sexisme
- Seksuelle krænkelser
- Fysisk vold
- Diskrimination
- Arbejdssikkerhed
- Forbrugerbeskyttelse.
- Beskyttelse af privatlivets fred og personoplysninger samt netværks- og informationssystemers sikkerhed.
- Overtrædelser, der skader Unionens finansielle interesser, som omhandlet i artikel 325 i TEUF og yderligere specificeret i relevante EU-foranstaltninger.
Det er dog Holmris B8s politik, at vi hellere vil have én anmeldelse for meget end én for lidt, for at sikre at vi modtager alle relevante anmeldelser. Det betyder, at hvis du er i tvivl om din anmeldelse falder ind under ovenstående, opfordres du til at sende anmeldelsen.
Hvordan rapporterer man?
Whistlebloweren kan få adgang og anmelde igennem WhistleSystem som følger:
- Gå til Holmris B8s Whistleblower System.
- Udfyld skemaet med de nødvendige informationer så administratorerne kan håndtere anmeldelsen. Anmeldelse i systemet sker anonymt. WhistleSystem er den eneste kanal, hvor anmeldelser kan foretages anonymt.
Login kan benyttes af alle relevante stakeholders, som Holmris B8 har ønsket, skal have adgang til whistleblowerordningen.
Efter anmeldelsen er sendt, vises et unikt rapport-ID, som skal gemmes et sikkert sted. Dette ID giver dig adgang til at logge ind og åbne anmeldelsen igen. Du kan derved starte en anonym dialog, sende eventuel dokumentation, og svare på uddybende spørgsmål fra administratorteamet. Holmris B8 opfordrer whistlebloweren til at logge ind jævnligt efter anmeldelsen er sendt, for at kunne svare på eventuelle opfølgende spørgsmål.
Der henvises til brugermanualen til systemet, for en detaljeret gennemgang af anmeldelsesprocessen.
Hvordan behandles rapporter?
Rapporterne behandles af Holmris B8s administratorteam.
Processen forløber som følger:
- Administratorteamet giver besked til whistlebloweren, om at anmeldelsen er modtaget inden for 7 dage.
- Administratorteamet vurderer og kategoriserer anmeldelsen og forestår en indledende undersøgelse. I denne fase er det muligt, at administratorteamet har brug for mere information eller dokumentation fra whistlebloweren. Teamet vil starte en anonym dialog med whistlebloweren igennem systemet.
- Behandlingen af anmeldelsen påbegyndes og tilrettelægges efter anmeldelsens karakter. Indledningsvist foretages en intern behandling af sagen. Sager af særlig grov karakter, eller som påbyder det, vil blive videregivet til politiet til videre behandling.
- Whistlebloweren informeres om, hvad der er gjort i sagen inden 3 måneder fra anmeldelsens modtagelse. Hvis sagen er længerevarende, opdateres whistlebloweren løbende.
Indberetningerne opbevares så længe, som det er nødvendigt og forholdsmæssigt for at opfylde krav, der følger af whistleblowerloven, herunder registrerings- og dokumentationspligt. Formålet for opbevaringen kan bero på retsligt bevismateriale, eller hvis der er grund til at tro, at indberetningen kan styrkes af senere indkomne indberetninger (sammenkædning).
Repressalier
En del af direktivet fastslår, at whistleblowere ikke må straffes for at stå frem med oplysninger. Dermed skal whistlebloweren ikke bekymre sig om fremtidige konsekvenser for karriere og privatliv som følge af anmeldelsen. Såfremt anmeldelsen er relevant under whistleblowerdirektivet, vil whistlebloweren altså ikke kunne straffes af Holmris B8 efter anmeldelsen er indgivet.
Dette inkluderer følgende straffe (repressalier):
- Opsigelse
- Suspension
- Degradering
- Undladt forfremmelse
- Ændring i arbejdstid og -opgaver
- Nedgang i løn, intimidering
- Chikane
- Social udelukkelse på arbejdspladsen.
Med Holmris B8s whistleblowerpolitik ønskes der at lægge op til større åbenhed og mere sikkerhed for den enkelte medarbejder eller andre stakeholdere.
Sikkerhed
Systemet anvender en række sikkerhedsforanstaltninger, som gør at du som whistleblower er sikret. Nogle af disse omfatter:
- Fuld kryptering gennem hele processen
- ISO 27001-certificeret (informationssikkerhed)
- ISO 27701-certificeret (overholdelse af GDPR)
- ISO27001-godkendte servere i Europa
- Schrems II-compliant
- SSL-teknologi
- Shield og WAF på applikationsniveau
- To-faktorgodkendelse på administratorniveau
- Redundans på både applikations- og databaseniveau
- Arkitektur bygget på den nyeste teknologi
- Løbende AI-monitorering
- Ingen IP-logning
Eksterne whistleblower-kanaler
Vi anbefaler, at du indberetter direkte til Holmris B8s whistleblowerordning, da indberetningen i de fleste tilfælde kan behandles mest effektivt internt. Det er dog også muligt at indberette til eksterne whistleblowerkanaler, som staten stiller til rådighed. Disse kan findes ved at søge på internettet efter den relevante statslige instans (f.eks. datatilsynet) efterfulgt af “whistleblower”.
Desuden findes eksterne whistleblowerkanaler i EU, herunder Europa-Kommissionen, Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF), Det Europæiske Agentur for Søfartssikkerhed (EMSA), Det Europæiske Luftfartssikkerhedsagentur (EASA), Den Europæiske Værdipapir- og Markedstilsynsmyndighed (ESMA) og Det Europæiske Lægemiddelagentur (EMA).